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業界を問わず、さまざまな企業にとって、業務効率化は重要な課題の一つです。
業務の効率化を進めることで、生産性の向上などメリットを得ることができます。
当コラムでは、企業における業務効率化の方法をわかりやすく解説します。
当社ジョンソンホームズのお話も交えながら、効率化のメリットや今すぐ始められる具体的な業務効率化方法も紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
業務効率化とは？効率化を進めるメリットも紹介
業務効率化とは、業務の効率を上げるための取り組みです。
「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除して、より効率の良い手段で業務が進むようにします。
【業務効率化における「ムリ」「ムダ」「ムラ」の例】
- ムリ：無理なスケジュール・無理な計画・無理な仕事量
- ムダ：無駄な会話・無駄な業務・無駄づかい
- ムラ：仕上がりのムラ・忙しさのムラ・業務量のムラ
業務効率化を進めると、下記のようなメリットが得られます。
- コスト削減
- 生産性やモチベーションの向上
- ワーク・ライフ・バランスの実現
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
コスト削減
コスト削減は、業務効率化においてもっとも効果を実感しやすいポイントです。
業務を効率化することで、電気代などの経費だけではなく、人件費の節約にもつながります。
会社の無駄なコストを削減して必要な部分にコストをかけるようにすることで、さらなる効率化や利益の向上も期待できるでしょう。
生産性やモチベーションの向上
業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことで、全体の生産性が向上します。
少ない労力で最大限のパフォーマンスを出すことが可能となり、利益の増大や業績アップにつながるでしょう。
また、業務効率化を行うことで従業員も余計な業務に手をわずらわされることがなくなり、職場環境の改善にも効果的です。
結果的に従業員のモチベーション向上につながり、従業員満足度の向上や離職率の低下にもつながります。
ワーク・ライフ・バランスの実現
業務の効率化が進むと、仕事と生活を両立しやすくなり、従業員のワーク・ライフ・バランスが実現します。
業務効率化でコスト削減や生産性向上に成功すると、賃金の増加や労働時間削減が可能となるためです。
ワーク・ライフ・バランスを実現できる職場は、労働者の定着率アップや勤労意欲の向上を実現できるため、優秀な人材の確保にも効果的といえます。
特に、工務店などの建設業界は、労働時間の長さや賃金の低さなどの原因により、離職率が高い業界です。
人手不足の建設業界において、業務効率化によるワーク・ライフ・バランスの実現は、大きなメリットをもたらすでしょう。
離職率を下げるためのジョンソンホームズの取り組みについては「離職率を下げる方法は？定着率を向上させる取り組み「月一面談」」でもご紹介しておりますので、あわせてご参考ください。
業務効率化を進める4つのステップとポイント
実際に業務効率化を進める手順を以下の4つのステップに分けて解説します。
- 業務の可視化
- 優先順位の決定
- 施策の実行
- 効果検証
業務効率化を成功させるコツは、それぞれの工程を一つずつ順番にクリアしていくことです。
紹介する手順に沿って、業務効率化を進めてみましょう。
1.業務の可視化
業務の効率化を行うために、最初に必要な工程が「業務の可視化」です。
現在行われている業務がどのような工程で行われているかを洗い出してみましょう。
現場のシステムや業務を徹底的に再検討することで、効率化するべき部分を発見してください。
誰でもできる単純な業務や、繰り返し行われる業務は、改善の効果が出やすい傾向にあります。
業務が可視化されると、自然と現状の課題が把握できるようになり、今後の改善施策を検討しやすくなります。
2.優先順位の決定
改善すべき業務の洗い出しを行った後は、それぞれの業務の優先順位を決定します。
優先順位を決めるにあたり、最優先するべきものは「改善によりもっとも高い効果が期待できる業務」です。
手当り次第改善しようとしても効果が出ないどころか、逆に余計な作業が発生してしまう可能性があります。
ちなみに、簡単に改善できる業務はそれほど大きな効果を見込めないことが多く、後回しにしても問題ありません。
優先順位が高い業務は、業務支援サービスやデジタルツールの導入で大幅に効率化できる傾向にあります。
簡略化できる工程は、積極的に自動化やアウトソーシングに取り組みましょう。
業務を一部の担当者に集中させるのではなく、誰でもできるようにすると、より業務効率がアップします。
3.施策の実行
優先順位の高いものから、施策を実行していきましょう。
ツールを導入したり業務フローに手を加えたりして、業務効率化を目指します。
業務効率化の具体的な方法は後ほど詳しく解説します。
4.効果検証
1つの施策を実行したら、その度にどれくらい効果が見込めたのかを確認しましょう。
場合によっては、改善したつもりが反対に業務の量や工数が増えてしまっていたなんてこともあるかもしれません。
業務効率化は一度何かを実行したら終わりではなく、検証と改善を繰り返していくことが大切です。
PDCAを回し、自社にとって何が最適な方法なのかを検討していきましょう。
業務効率化を進める具体的な方法
業務と一言でいっても、業種や職種によってその内容はさまざま。
例えば、工務店の場合は営業や施工管理、各種書類の作成などさまざまな業務があります。
工事現場の現場管理や、協力会社とのやり取り、お客様対応も効率化を図れるでしょう。
工務店に限らず、どんな業種・職種においても積極的に新しいアイディアを導入し、業務効率化を進めることが大切です。
ここでは、業務効率化を進めるうえで効果の高い方法を解説します。
フローチャートを活用して業務をマニュアル化する
フローチャートを活用した業務のマニュアル化は、業務効率化に欠かせません。
誰が行ってもその仕事ができるようにしておくことで、作業効率がアップします。
特に、工務店のように作業工程がある程度決まっている業種では、より効果が見込めるでしょう。
特定のスタッフだけが運用している仕事は、効率化のチャンスです。
詳しいマニュアルを作り、操作や業務の流れをフローチャートにして、誰でもわかるようにすることが大切です。
マニュアルとフローチャートを整えることで、同一の業務をすべての従業員が、もっとも効率の良い方法で進めることができます。
クラウドサービスを利用する
クラウドサービスとは、書類データや画像をクラウド上に保存できるサービスです。
業務で必要なデータをクラウド上で共有することで、必要な際にいつでもアクセスできます。
インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、テレワークとの相性にも優れています。
クラウドサービスで管理できるデータの例としては、以下のようなものが挙げられるでしょう。
- 案件の進行データ
- 日報
- 顧客情報
- 見積書や発注書など各種書類
- 各業務のマニュアルやフローチャート
- 現場写真や図面
普段使う機会が多いデータや、社内で共有するべき情報は積極的にクラウド化することをおすすめします。
チャットやコミュニケーション・ツールを活用する
社内の連絡や情報共有は、ビジネス用のチャットやコミュニケーション・ツールの活用がおすすめです。
これまでは、社内ツールとしてメールを使用することが一般的でした。
しかし、メール作成に時間がかかる点や、情報整理が難しいというデメリットがあります。
ビジネス用のチャットやコミュニケーション・ツールは、チャット機能だけではなく、タスクの管理やファイル送信など、あらゆる情報共有が可能です。
また、映像や音声を使った会話もできるため、Web会議も簡単に行うことができます。
パソコンはもちろん、スマートフォンから利用できるツールも多いため、リアルタイムでやり取りできる点もメリットです。
ツールやアウトソーシングを活用する
クラウドサービスやチャット・コミュニケーションツールだけでなく、業務効率化に便利なツールは数多くあります。
以下のようなツールを導入することで、作業にかかっている時間を短縮したり、少ない人数で多くの作業を担当できたりします。
- タスク管理ツール
- ペーパーレス化ツール
- 勤怠管理ツール
- SFA（営業支援ツール）
- MA（マーケティングオートメーション）
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
また、事務作業やオペレーション業務、データの分析などの一部の業務をアウトソーシングして業務効率化を図る方法もあります。
自社に蓄積されたスキルや知識が必要ない業務を外部に発注することで社内のリソースを確保し、コア業務へ集中できるようになります。
ルーティン業務を自動化する
業務の中には、毎回決まった工程で行うルーティン業務が多数存在します。
以下のようなルーティン業務は誰でもできる簡単な内容が多く、自動化しやすい業務です。
- 見積書
- 発注書
- 請求書
- 工程管理
- 顧客管理
上記のような業務は、これまでExcelでデータを作成することが一般的でした。
しかし、Excelの機能を使いこなすためにはスキルが必要で、ミスも起こりやすいというデメリットがあります。
一方、業務支援ツールを導入するなどすれば、簡単な手順でルーティン業務の自動化が可能です。
これまで書類作成などに費やしていた時間や手間を削減することで、業務全体の効率化につながります。
フランチャイズに加盟する
業務効率化の手段として、フランチャイズに加盟するのもおすすめです。
住宅業界のフランチャイズ「住宅フランチャイズ」を例にお話しすると、住宅フランチャイズとは、集客から住宅の建築、販売までの一連のノウハウを利用できる仕組みです。
加盟店はフランチャイズ本部にロイヤリティを支払い、業務の指導やサポートを受けることができます。
中小企業は、人手も営業先も限られており、宣伝手段も整っていないところがほとんどです。
住宅フランチャイズに加盟して完成されたノウハウを活用することで、大幅な業務効率化につながります。
住宅フランチャイズの「ジョンソンパートナーズ」は、20年間で年間契約棟数を10倍に成長させた実績をもとに、工務店の効率化に最適なノウハウを提案します。
営業・マーケティング・設計など、各セクションのスペシャリストが密着支援を行うため、成功実績が豊富です。
業務効率化で悩んでいる工務店は、ぜひジョンソンパートナーズへの加盟をご検討ください。
住宅業界を例に説明しましたが、フランチャイズはコンビニや飲食店、フィットネスなど様々な業界で展開されています。
自社の属する業界でのフランチャイズへの加盟によって、業務効率化が実現できないか考えてみましょう。
業務効率化の方法は豊富！自社に合ったものから取り入れよう
企業における重要な課題の1つ、「業務効率化」。
業務内の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を減らし、より効率の良い手段で業務が進むようにすることを指します。
企業が業務効率化を進めると、コストの削減や生産性・モチベーションの向上、ワーク・ライフ・バランスの実現などが期待できます。
企業側にとってはもちろん、従業員にとってもメリットをもたらすというわけです。
特に、ルーティン作業が多い工務店のような業種では、業務効率化による効果が得られやすいでしょう。
人材の定着率もアップするため、特に人手不足の業界にとって業務効率化は欠かせません。
業務効率化の具体的な方法としては、「フローチャートを活用した業務のマニュアル化」「クラウドサービスの活用」「ツールの導入」「ルーティン業務の自動化」などが挙げられます。
業務効率化を進めるためには、フランチャイズに加盟することも一つの手段です。
ジョンソンパートナーズでは、業務効率化以外にも、うまくいく経営のヒントについてのコラムを多数掲載しています。
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